В Государственную Думу внесен законопроект, предполагающий установление правил ведения электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Законом предлагается ввести в Трудовой кодекс РФ статью 22.1 устанавливающую правила организации электронного документооборота у работодателя. В законопроекте под электронным документооборотом понимается создание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Новые правила предлагается применять только к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

В случае принятия законопроекта работодатель будет вправе принять решение о переходе на электронный документооборот путем издания соответствующего локального нормативного акта. В таком акте должно будет содержаться указание на информационную систему (информационные системы), с использованием которых работодатель осуществляет электронный документооборот, а также дня введения электронного документооборота.

О переходе на электронный документооборот работодатель должен будет уведомить каждого работника, в т.ч. в электронном виде.

Работник будет вправе отказаться от перехода на электронный документооборот. Однако, если заявление об отказе от электронного документооборота подали менее половины работников работодатель тем не менее сможет распространить электронный документооборот на всех работников.

Электронный документооборот сможет осуществляться работодателем посредством:

• единой цифровой платформы «Работа в России», включая взаимодействие через портал Госуслуг с использованием Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА);
• иной информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание и хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

В некоторых случаях работнику потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

Например, по предложению авторов законопроекта, в таком порядке могут быть подписаны трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, а также заявления на увольнение, согласия на перевод, либо подтверждаться ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора.

При подаче работником заявления о выдаче копий документов, связанных с работой (статья 62 Трудового Кодекса), работодатель обязан будет выдать работнику копии документов на бумажном носителе или в электронной форме, но только если это указано в заявлении работника.

Если работодатель перейдет на электронный документооборот, работник сможет направлять в адрес работодателя любые заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, посредством единой цифровой платформы «Работа в России».

Сроком начала действия большей части новых правил авторы законопроекта предлагают установить 16 ноября 2021 года.

Однако предлагается также закрепить, что при создании электронных документов должны применяться единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются Министерством труда и социальной защиты РФ по согласованию с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций должна начать применяться с 1 января 2022 года.